Discret mais présent partout, le logiciel de gestion de l’autocariste se place au carrefour de toutes les activités du transporteur. Planning, exploitation, social, atelier, etc., ce périmètre évolue pour se rapprocher des données embarquées.
Couteau suisse de la gestion de l’exploitation, les logiciels spécialisés dans le transport de voyageurs, et plus particulièrement destinés aux autocaristes, renforcent leur rôle central dans ces entreprises en répondant aux besoins de simplicité et de précision, mais aussi d’échange avec les donneurs d’ordre et les collectivités locales clientes.
Cette nouvelle dimension suit l’évolution des métiers des transporteurs comme des technologies. Car l’on assiste à la création de passerelles et d’interfaces avec des équipements embarqués, voire même leur intégration dans les logiciels de gestion, et à l’apparition de portails web pour les conducteurs, l’atelier et les décideurs. Cette double ouverture d’information vers les clients, de nouveaux supports d’information et d’intégration plus ou moins forte d’autres composants du métier d’autocariste, est portée par les éditeurs en fonction de la demande de leurs clients.
Pour les trois principaux acteurs du marché, Abc Informatique avec AbcCar, Perinfo avec Gescar et Ordicars, le rôle central de leurs logiciels ne fait aucun doute. « Nos clients ont plusieurs métiers et nous y répondons », analyse Nicolas Bertolami, Pdg d’Abc Informatique, « l’exploitation, leur cœur de métier, le commercial, l’atelier, la prépaye et les tableaux de bord stratégiques. Pour le transporteur, l’outil métier est un poste à part entière, c’est la clé de son exploitation, il lui permet d’avoir une vision globale pour gagner du temps dans l’action et la réaction, d’ailleurs tiendrait-il une seule journée sans son planning? », fait mine de s’interroger Ari Dadoun, Pdg de Perinfo.
Pour Nicolas Bertolami, cela va même plus loin: « notre objectif est d’apporter la tranquillité, une forme de garantie de la paix et de sérénité légale ». Car la complexité de la réglementation sociale du transport de voyageurs, associée aux nécessaires ajustements de planning et d’affectation, peut mettre en péril la gestion mais aussi le climat social de l’entreprise, souligne l’éditeur en évoquant le rôle de la prépaye. « C’est une étape qui peut devenir très lourde et avoir de multiples conséquences si l’outil de calcul et de gestion n’est pas calibré pour permettre la transformation rapide des données prévues et réelles. » Plutôt que d’avoir à vérifier chaque course, pièce par pièce, pour ses 100 conducteurs par exemple, AbcCar propose la vérification automatisée des plannings prévus et de ceux effectivement réalisés, selon le réel pour l’occasionnel et au forfait pour le régulier, en utilisant les données du chronotachygraphe ou les relevés GPS. « Seules les anomalies entre le théorique et les relevés apparaissent à l’écran, c’est la clé du climat social apaisé pour éviter les retards de calcul de paie, les écarts entre le travail effectué et celui comptabilisé puis transmis à la paie ». De plus, le responsable peut visualiser en temps réel sur un tableau unique les temps de travail cumulés et les niveaux des forfaits de temps de chacun de ses conducteurs. « Nous sommes les seuls à permettre cet affichage en un clic », se félicite Nicolas Bertolami, citant parmi ses clients Les Courriers Rhodaniens, Mariot Gamelin Autocars, ou encore les Cars Berthelet et les Autocars Maisonneuve. « L’idée est de permettre une gestion affinée du temps de travail de chaque conducteur sur une période déterminée, en temps réel et tenant compte des temps réalisés afin de maintenir une gestion optimisée, d’éviter les dépassements comme les sous-utilisations de leur quota de temps grâce à des affectations à la volée sur le planning. Des alertes de coupure et de respect des amplitudes et des repos sont là pour rassurer le gestionnaire dans ses choix de planning ».
Autre volet des logiciels de gestion, des outils d’aide à la décision. Destinés à la direction, ces tableaux de bord récupèrent les informations et apportent des vues d’ensemble. Le plus des logiciels de gestion? Toutes les informations liées à l’exploitation sont déjà intégrées dans leur base de données centralisée. Les données sont fiabilisées, à jour. « Nous proposons des indicateurs de gestion construits à partir d’indicateurs multicritères, comme le nombre de devis ou de véhicules sur la route, le chiffre d’affaires, etc. Ces éléments sont publiés automatiquement dans un tableau de bord, il n’y a pas besoin de les générer, ils sont accessibles immédiatement en push et, petite nouveauté, ils sont consultables sur smartphone », détaille Ari Dadoun à propos de sa solution Gescar.
Chez Abc Informatique, c’est le module AbcExpert qui permet la création de tableaux de bord. « Il permet de comparer les chiffres entre ce qui a été vendu au donneur d’ordres et ce qui a été réalisé, quelles répartitions des coûts, des niveaux de marges par contrats », explique Nicolas Bertolami. Des tableaux de bord croisés peuvent être créés sans aucune saisie d’information supplémentaire. Une fois enregistrés, ils sont mis à jour à partir des informations réelles et peuvent bien entendu être personnalisés et exportés dans Excel. Mais au-delà de l’analyse de l’exploitation réalisée, le module Expert apporte aussi un plus lors de la préparation de réponse d’offre de marché à une autorité organisatrice. « Le transporteur peut simuler, avec une grande réactivité, le coût et l’impact d’un changement de service demandé par l’AO, la réorganisation d’une course en termes de temps et de kilométrage, mais également créer une base temporaire complète et distincte de celle existante, reproduisant le marché visé avec les points d’arrêts et dans laquelle il est possible d’importer les véhicules et les conducteurs de sa société. »
Destinées à plusieurs profils d’interlocuteurs, les informations d’exploitation, de gestion de véhicules ou commerciales s’adaptent désormais à de nouveaux supports de consultation. Proposé depuis 2009 chez Abc, le portail web destiné au conducteur permet d’afficher le planning, les heures de prise de service, des alertes par SMS en cas de modification de planning, mais aussi des services RH: repos, demande de congés, solde congés payés, etc.
Consultable sur n’importe quel smartphone ou ordinateur, cette interface, qui n’est pas enfermée dans une appli, est visible à partir de n’importe quel navigateur web grâce à son développement en HTML5, le langage web. « Mais la demande pour ces interfaces web n’a vraiment décollé chez nos clients que depuis deux ans », précise Nicolas Bertolami. « C’est un axe de développement fort pour nos produits », confirme de son côté Ari Dadoun de Peringo. Et de citer comme clients de ces solutions mobiles Transarc, Philibert ou encore Salaün. « Nous privilégions la mobilité de l’information, tous les acteurs ont aujourd’hui un smartphone ou une tablette. Le conducteur peut saisir sur notre portail web ses informations de kilomètres, d’horaire ou de frais, qui seront destinées ensuite à l’exploitation, à la facturation et au social. »
Le web trouve également sa place dans l’activité occasionnelle de l’autocariste, par le biais de la saisie des demandes commerciales. « Le gain de temps est facilement mesurable », estime Nicolas Bertolami qui se lance dans un exercice de comparaison entre une demande de renseignement en ligne ou à l’ancienne, sans l’interface web client, baptisée AbcWeb pour sa solution. « Dans un cas, le client appelle, je note sa demande sur un bout de papier et un agenda, je calcule le coût dans Excel, je copie le devis dans un traitement de texte, puis je remplis le planning, je copie-colle les documents destinés au conducteur, puis je saisis manuellement les informations de kilométrage et de temps du conducteur dans un autre tableau, elles seront vérifiées manuellement avant d’être remplies pour le prépaye, etc. Dans le cas d’une gestion automatisée dans AbcCar, un dossier est créé directement, les documents commerciaux et les conducteurs sont édités automatiquement, sans manipulation de copier-coller, le service est affecté au planning avec un choix optimisé du conducteur et du véhicule, tout est ensuite prêt pour partir au prépaye. »
Autres gains de temps pour le commercial, ajoute Ari Dadoun: la relance commerciale automatique des devis clients, sans oublier, bien entendu, la saisie en ligne sur une page web dédiée des informations par le client lui-même, consultables ensuite par la direction. « J’améliore mon image de marque auprès de mes clients en étant connecté et joignable 7 jours sur 7. »
Si les logiciels de gestion misent sur leur approche 100 % métier, leurs périmètres évoluent également vers de nouveaux champs. À commencer par les systèmes embarqués. « Gescar permet de connecter l’exploitation aux SAEIV selon les normes Nepture et GTFS, et les données nécessaires aux réponses d’appels d’offres. Les données réseaux, lignes et horaires sont importables au format GTFS », explique Arid Dadoun.
Une fonctionnalité que l’on retrouve également chez Abc Informatique, que l’éditeur avait notamment présenté lors du salon Transports publics à Paris au mois de juin.
Mais jusqu’où iront les éditeurs de logiciels pour interfacer les données de gestion et d’exploitation générées par les systèmes d’information voyageur (SIV) et d’aide à l’exploitation (SAE)? Car les frontières sont mouvantes entre les informations prévues de l’exploitation et leur actualisation par les données réelles et mises à jour en temps réel par les équipements embarqués. « Nous n’avons pas la volonté de concurrencer les SAEIV, ni même les SAEIV légers », assure Ari Dadoun pour Perinfo, « ce sont des métiers très différents, nous nous contentons de proposer un outil qui permet au transporteur de communiquer avec son conducteur et de recevoir des données dans son système de gestion, nous mettons en avant notre capacité d’interconnexion avec tous les systèmes pour récupérer les données, mixer l’ensemble dans notre base et ensuite pouvoir les restituer à l’exploitant ».
Même analyse pour Nicolas Bertolami d’Abc Informatique qui souligne toutefois une distinction entre « les SIV qui ont une vision véhicules et les SAE qui ont une vision conducteurs, les deux répondent donc à des logiques différentes ». Disposant d’interfaces avec tous les acteurs SIV et SAE du marché, Abc Informatique « ne souhaite pas monter dans le véhicule, c’est un autre métier, mais nous interfaçons avec Ubi Transports ou TomTom Telematics par exemple ». En plus d’interfaces avec des équipements tiers, Abc Informatique a fait le choix de proposer son propre SAE intégré à AbcCar. « Nous visons avant tout l’interurbain composé de matériels embarqués multifournisseurs, notre SAE intégré permet une meilleure exploitation des données en cas d’incident ou de retard, par exemple si le véhicule rate un enchaînement avec un autre service à cause d’un retard ou rate un haut-le-pied, l’exploitant doit décider directement sur le planning et sa décision sera automatiquement répercutée sur le prépaye. L’information doit pouvoir être utilisée, contextualisée et interprétée dans l’environnement réel de l’entreprise pour pouvoir prendre rapidement la meilleure décision ».
En partenariat avec Truckonline, Abc Informatique a par ailleurs ajouté un autre volet à ses capacités d’intégration de données d’exploitation, avec la remontée de données kilométriques, et donc des émissions CO2 et de consommation de carburant, ce qui permet « de vérifier les données réelles de consommation ». Interfacées ou intégrées, dans les deux cas, les éditeurs de logiciels offrent la possibilité de transmettre ces informations au client donneur d’ordre. Un gage de transparence sur les conditions de réalisation du contrat.
Face à la concurrence accrue des nouveaux SAE légers, les logiciels de gestion musclent leur offre. Ils restent confiants dans la mesure où ces SAE n’ont pas la main sur les données sensibles des transporteurs. Liées à la gestion sociale et au planning, ce sont des informations qui jouent un rôle clé dans l’activité de l’entreprise et les transporteurs ne semblent pas prêts de vouloir les confier à de nouveaux interlocuteurs.