Créé par un autocariste pour des autocaristes, Acticar s’appuie sur la convivialité du Mac. Un choix audacieux il y a 25 ans, alors que le PC régnait en maître chez les transporteurs. Avec ce logiciel clivant, Frédéric Jouy voulait « mettre les petites entreprises au même niveau que les plus grosses ». Le pari s’est révélé gagnant, puisqu’Acticar a trouvé son marché et continue d’être actualisé aujourd’hui.
Parmi les passions de Frédéric Jouy, il y a le monde de l’autocar et le Macintosh. C’est pour rester près du premier qu’il a utilisé le second afin de proposer aux autocaristes le logiciel Acticar. C’était en 1994. À l’époque, les transporteurs ne se voyaient proposer que des logiciels sur PC qui n’exploitaient pas ou peu Windows. Parmi eux, on trouvait déjà le leader du moment, Gescar, mais aussi sa cohorte de concurrents d’alors dont Gesvoyages, Hi-Cars, Icare, Logicar, Ordicar, Solycar ou Suncar, entre autres. Il fallait donc avoir la foi pour proposer un logiciel qui ne s’exécutait à l’époque que sur Macintosh, ordinateur absent des bureaux des transporteurs.
La clé du succès initial d’Acticar est la convivialité du Mac. Elle accélère la prise en main du logiciel et évite de devoir payer une longue formation rébarbative. Avec cet atout, Frédéric Jouy a misé sur une utilisation intuitive de son logiciel. Pour l’éditer, il a créé la SSII Acticoncept (www.acticoncept.fr). C’est à l’occasion du Salon Mitcar (marché international du tourisme en autocar) qu’Acticar est allé pour la première fois à la rencontre de ses clients. En ce temps-là, le Web n’était utilisé que par une poignée d’initiés. Aujourd’hui, Acticoncept l’utilise avec Teamviewer pour réaliser des démonstrations à distance. Acticoncept édite non seulement Acticar, mais aussi Activoyage. L’un est orienté transport, l’autre est utilisé par les voyagistes. L’entreprise emploie trois développeurs et un agent commercial. Sa pérennité et celle de ses solutions logicielles ne reposent donc plus exclusivement sur Frédéric Jouy.
Acticar est développé à partir de Quatrième dimension (’4D »). Il s’agit d’un système de gestion de bases de données relationnelles (SGBDR) disposant d’un langage de programmation et d’un environnement de programmation intégré (EDI). 4D a été créé en 1984 par Laurent Ribardière avec l’ambition de simplifier la création d’applications professionnelles pour les entreprises. En 1995, 4D s’est ouvert au monde du PC sous Windows. Les applications développées avec 4D sont donc depuis lors compatibles avec les mondes PC et Mac. Elles comptent aujourd’hui un million d’utilisateurs dans le monde à travers plus de 10 000 entreprises clientes. Pour Acticar d’Acticoncept, le succès est plus modeste, mais il n’en est pas moins durable. Tenir face à l’épreuve du temps est l’une des qualités fondamentales attendues de la part d’un fournisseur de logiciel. C’est particulièrement vrai lorsque ce dernier occupe un rôle stratégique pour l’organisation de l’activité de l’entreprise.
Fondé sur un SGBDR, Acticar fait appel à 130 tables pour organiser ses données. Parmi elles, on trouve les ressources de l’entreprise (circuits-modèles, personnel, véhicules et indisponibilités humaines et matérielles), la clientèle (clients, groupes) ainsi que les services (occasionnels, réguliers). Le logiciel traite le flux de travail logiquement, depuis la relation clientèle et le devis jusqu’à la facturation en passant par l’intégration des commandes au planning qui est évidemment graphique et interactif.
En 2020, la disponibilité d’un logiciel pour autocariste à la fois sur Mac et PC n’est pas une évidence, malgré le rapprochement de ces deux mondes informatiques. Ainsi, AbcCar (www.abc-informatique.com) et Gescar (www.perinfo.eu), bien que leaders du secteur, ne sont proposés que sur PC. Développé dans le giron du groupe Faure, Gelti (www.gelti.fr) s’appuie massivement sur la plateforme Microsoft Windows Server et fournit sa solution à une dizaine d’autres autocaristes.
La raison d’être d’Acticar est, selon Frédéric Jouy, « d’apporter des réponses aux problèmes du métier ». L’un d’eux est celui des prix mal calculés. Acticar calcule toujours un prix automatiquement en s’appuyant sur la demande du client et sur des modulations selon le type d’activité. Kilométrage, véhicule, chauffeur, forfait et réduction accordée au client sont intégrés au calcul.
L’objectif est la simplicité, mais aussi l’efficacité de la démarche commerciale en gérant le risque client, ainsi que l’intégration des préoccupations sociales: « Il faut prévoir le risque social au lieu de le subir », déclare Frédéric Jouy. Le devis intègre donc le contexte social y compris le temps de coupure du chauffeur, mais aussi les seuils réglementaires par journées, semaines et quatorzaines. Le prix et la pré-paye en tiennent compte. Dans le même esprit, le logiciel signale le manque ou l’excès d’heures de travail pour chaque chauffeur. Cela contribue à la maîtrise de la ressource humaine. Quant à la partie commerciale de la solution, elle produit les courriers et devis qui peuvent être envoyés par e-mail.
Les principes de base qui sont à l’origine d’Acticar sont donc la facilité d’utilisation, la maîtrise des prix de vente et l’intégration des aspects sociaux. L’architecture logicielle en SGBDR est propice à l’ajout de fonctions complémentaires ou à leur enrichissement. La création de devis s’est ainsi émancipée en gestion commerciale complète. Les données sociales ont été complétées par une gestion prévisionnelle des temps. L’immobilisation des véhicules et l’indisponibilité des personnes apparaissent automatiquement sur le planning. La production des attestations d’activité et celle des factures s’effectuent en quelques clics. Répondant aux besoins, Acticar calcule automatiquement l’information CO2, permet la saisie prédictive des lieux et a fait évoluer ses fonctions « transport à la demande » et « réseaux » avec une interface SAEIV.
Logiciel intégré de gestion, Acticar s’adresse aux quelque 800 autocaristes indépendants, de tailles petite et moyenne. Il est en mesure d’organiser une exploitation multi-dépôts. Autocars 2TMC, Autocars Cournil, Tourisme Vançon, Cars Olivier Jean, Voyages Boudet, Voyages Eeckhoute, Voyages Feillant, Voyages Gonin, Voyages Lemare et Procars comptent parmi la quarantaine d’autocaristes qui gèrent leur activité avec Acticar, depuis 1995 pour certains. Parmi eux, un tiers utilise le logiciel en monoposte, et deux tiers en multiposte (clients-serveur) avec parfois plus de vingt utilisateurs au sein de la même entreprise. Les flottes ainsi gérées comportent entre trois et plus de trois cents véhicules. Ces chiffres ne correspondent toutefois pas aux limites du logiciel. En arrière-plan, 4D peut supporter bien davantage.
Avec la volonté de s’adapter aux petites entreprises, la version d’entrée de gamme d’Acticar est monoposte et gère les flottes jusqu’à cinq véhicules. Hors options, elle est vendue 2 880 euros, incluant une journée de formation et augmenté d’un forfait annuel de 540 euros. Chaque journée de formation supplémentaire est vendue 840 euros. Le nombre de véhicules et le nombre d’utilisateurs en réseau ne sont pas figés et évoluent selon les besoins du transporteur. Témoignant de cette capacité d’évolution, l’une des entreprises clientes d’Acticar l’utilise sur une trentaine postes.
L’option Social assure l’intégration de la réglementation à l’exploitation avec gestion prévisionnelle du temps. À propos de celui-ci, l’option Tachy importe les données du tachygraphe numérique et les présente graphiquement. Elle met en évidence les éventuelles différences entre ce qui était prévu et ce qui a été réalisé. L’option Parc assure le suivi technique et financier des véhicules. Elle comprend le suivi des consommations, les visites réglementaires périodiques, l’entretien, le stock de pièces et les fournisseurs associés. Elle inclut évidemment la gestion des indisponibilités et produit les fiches d’intervention. Les enchaînements de circuits par les conducteurs ainsi que le calcul des heures de ramassage en fonction des distances sont traités par l’option Réseau. Celle-ci considère également les positions GPS des lieux d’arrêt ainsi que les départs qui peuvent être suivis en temps réel avec enregistrement automatique des écarts.
Les clients individuels et leurs réservations sont gérés par l’option TAD, qui intègre le transport à la demande au planning ainsi que les ordres de mission et les rendez-vous précis qui y correspondent. À partir de ces données, les synthèses et statistiques périodiques sont calculées automatiquement. Enfin, l’option Borne conducteur met à la disposition des chauffeurs un poste en libre-service afin qu’ils consultent les informations concernant leurs plannings. Elle leur permet aussi d’imprimer les documents de route (billet collectif), ou encore une attestation d’activité ou un ordre de mission. Cette borne peut être un ordinateur classique ou bien une « borne » avec écran tactile.
Parallèlement, Activoyage traite l’organisation des voyages de groupes et leur vente, depuis l’étude jusqu’à la facturation, en passant par les prestations et les inscriptions. En complément, l’option Voyages à la place permet la vente aux voyageurs individuels avec émission d’un bulletin d’inscription. Enfin, l’option Voyages TO (tour operator) est destinée à la commercialisation des voyages sur catalogue depuis les agences de voyages.
Acticar est en mesure de s’adresser à plusieurs correspondants pour chaque client ou prospect. Éventuellement fondés sur des modèles de lettres, les courriers sont produits au moyen du traitement de texte intégré. La fonction mailing est en mesure de cibler la communication à partir de critères choisis.
Pour l’exploitation, les services peuvent être occasionnels ou réguliers lorsqu’une périodicité est définie. Cette dernière peut être associée à des périodes d’interruption (vacances scolaires ou autre motif). La préaffectation des chauffeurs et des véhicules aux circuits réguliers est possible. Le système conserve les données associées à un contrat de service. La réalisation des devis occasionnels est accélérée par des automatismes qui limitent la saisie autant que par la récupération et l’adaptation de données existantes (circuits, étapes, etc.). Le calcul des prix s’appuie sur des tarifs de référence prédéfinis ou choisis par l’utilisateur. Il comprend la codification tarifaire des temps d’activité du conducteur et d’utilisation des véhicules. Le résultat est modifiable et peut être enregistré afin de conserver le résultat de la négociation avec le client. Le planning est automatiquement généré à la suite d’une commande. La facturation peut correspondre à un billet collectif, à un client, à une période, à un service ou à un contrat. Les règlements enregistrés peuvent être affectés à différents comptes bancaires. Enfin, les données sont exportées vers le logiciel de comptabilité. Dans ce domaine, Acticar est compatible avec Cegid, Ciel, EBP, Interlogiciel, Quadra et Sage, entre autres.
L’assistante commerciale d’Acticoncept vient du tourisme. À propos de ses débuts, elle témoigne: « Je n’ai eu que vingt minutes de formation, mais après trois jours, je faisais des devis envoyés aux clients. Pour moi qui ne viens pas du transport, c’est l’intégration des “codes chauffeur” qui fut difficile. Ils correspondent à la réglementation sociale. » Elle ajoute: « L’avantage, c’est la facilité de calcul des devis, soit uniquement à partir des kilomètres, ou bien en allant plus loin dans le détail de la prestation. » Frédéric Jouy affirme, avec le sourire: « On est de loin les plus simples, avec des fonctions pertinentes. Notre évolution s’appuie sur la demande de nos clients. »
Devenus des réalités du marché au milieu des années 1980, les logiciels pour autocaristes poursuivent leur évolution et exploitent parfois le smartphone. Éditeur d’Ordicar, SNO (www.sno.fr) a présenté à la rentrée dernière THOT, une « main courante numérisée ». Il s’agit d’un site Web accessible depuis un smartphone et destiné à consigner les événements exceptionnels avec une volonté de respect des engagements de qualité de service. Le flux de travail associé provoque les alertes nécessaires auprès des services concernés de l’entreprise afin que les mesures correctives adaptées soient engagées. THOT est à rapprocher de la récente option Qualité d’Acticar, qui gère les constats routiers ou tout autre événement relatif à l’activité du transporteur. Peu agressif quand il s’agit de conquérir des parts de marché, Gelti oriente ses développements actuels vers l’intelligence artificielle et l’exploitation de l’informatique embarquée. Bien que discret, le secteur du logiciel pour autocariste entretient donc sa dynamique et enrichit son offre en intégrant les technologies disponibles.