Une PME mise sur le tout informatique

Depuis la citadelle de Sisteron (Alpes-de-Haute-Provence), les Autocars Payan clament haut et fort qu’ils ont été l’un des premiers transporteurs de voyageurs à informatiser tout leur service exploitation, mais aussi leurs véhicules. Un pas de géant pour une PME autocariste.

En 1998, le Pdg, Philippe Payan, décide d’embaucher un technico-commercial informatique. Régis Mulot, aujourd’hui directeur des services. “Sa première mission a consisté à harmoniser les process de travail des différents services ainsi que les outils bureautiques, se rappelle Philippe Payan. Il a mis en place une architecture informatique en client serveur, c’est-à-dire un mode de communication entre les ordinateurs de la société, tous rattachés à une machine qui gère une base de données centralisée. Nos deux sites de Sisteron et de Digne-les-Bains sont interconnectés, via une liaison intranet haut débit ADSL. Cela nous permet d’assurer la circulation en temps réel des données d’exploitation et des voyages à la place”.

Tout est connecté à la base de données: les devis, les commandes, les plannings (circuits, excursions, transports scolaires et lignes régulières), ainsi que la comptabilité et les ressources humaines. Cette base nourrit plusieurs applications professionnelles. Philippe Payan utilise notamment le logiciel Gescar de la société Perinfo (Strasbourg) pour la gestion du parc (suivi des réparations sur les véhicules et organisation de la maintenance préventive).

Il exploite aussi un module de planning informatisé qui organise les circuits en fonction des heures de conduite disponibles de chaque conducteur, et en tenant compte des contraintes réglementaires. En cas de dépassement horaire, une alerte est générée.

Le logiciel gère par ailleurs les heures supplémentaires, les repos compensateurs et récupérateurs. Il calcule automatiquement les frais de déplacement. “L’informatique, c’est une culture d’entreprise chez Payan, souligne Régis Mulot. Nous avons misé sur ces produits pour nous différencier de la concurrence. Dès 2000, nous avons équipé la flotte de boîtiers Actia D96, un ancêtre du chronotachygraphe numérique. Ce qui nous a permis de gérer au mieux les temps des conducteurs et d’anticiper l’évolution technologique. Quant le chrono digital est arrivé sur le marché, le personnel était prêt.”

Sur les 45 véhicules de Payan, une dizaine disposent d’un chrono numérique nouvelle génération. Et l’équipement se poursuit au fur et à mesure du renouvellement du parc (six ans et demi de moyenne d’âge). Les disques liés aux chronos analogiques sont scannés sur du matériel Solid. Et pour les chronos digitaux, Payan utilise le boîtier de lecture D Box du fabricant Actia. Les cartes “conducteur” doivent être vidées tous les 28 jours au plus tard.

Au quotidien, toutes les données sont enregistrées et analysées par des logiciels spécifiques. Qu’ils soient équipés d’un “mouchard” à disque ou d’une carte à puce, les conducteurs ont une vision précise de leurs temps de service hebdomadaire. Tous les mois, Régis Mulot leur imprime une feuille de décompte.

Philippe Payan s’appuie aussi sur les services d’un expert judiciaire chronotachygraphe: “Pour éviter les erreurs, il faut télécharger les données des chronos numériques régulièrement, de préférence chaque semaine et au plus tard tous les mois, mais certainement pas tous les 95 jours comme nous y oblige la réglementation”, prévient Serge Lopez, l’expert en question.

La mémoire de masse (contenue dans le chrono) rend compte de toutes les activités effectuées en l’absence d’une carte conducteur. Elle permet d’identifier les erreurs des chauffeurs, de les analyser et de les corriger sur un document spécifique. “Quand une entreprise possède plusieurs dizaines de véhicules, il est prudent de sous-traiter ce travail à un professionnel. Car en cas de contrôle, l’addition peut être lourde: jusqu’à six mois de prison et 3 750 euros d’amende”, poursuit cet expert, qui regarde les chronos à la loupe.

Magie de l’informatique, Serge Lopez gère son client à distance, en se connectant sur le serveur des Autocars Payan. Il contrôle la fréquence d’archivage des données et met le doigt sur les anomalies potentielles. “Je fournis des rapports d’infractions constatées par conducteur, des rapports d’activité mensuels avec un sous-total hebdomadaire, des historiques d’activités par véhicule, des états d’alerte et des comptes rendus sous forme graphique. L’archivage réglementaire des fichiers – notre cœur de métier – comprend la gravure d’un CD de sauvegarde à la demande du client en cas de contrôle des autorités compétentes, ainsi qu’un CD annuel reprenant l’ensemble des données.”

Presque tous les autocars Payan sont équipés de boîtiers de localisation géographiques par GPS. Fabriqués par un équipementier de la région (Sabatier), ils transmettent toutes les minutes, la position des cars par liaison radio GPRS (Global packet radio system). L’exploitation suit ainsi l’évolution de la flotte sur une cartographie numérique. Elle peut éditer un historique des distances effectuées par jour et par véhicule.

“Le GPS sert à limiter les kilomètres inutiles et les détours injustifiés, explique Régis Mulot. Il permet aussi de déterminer nos coûts au kilomètre, et de répondre ainsi aux appels d’offres en connaissant notre marge potentielle. Cela suppose aussi de tenir à jour plusieurs indicateurs de coûts relatifs aux véhicules, à la consommation de carburant ou au personnel”.

Le prix de cet équipement? “Le contrat de location-vente des boîtiers GPS et du logiciel associé prévoyait un prix de location de 50 euros par mois sur 36 mois. Nous en sommes maintenant propriétaires, précise le chef d’entreprise. Les cartes SIM et communications GPRS reviennent à 9 euros par mois et par autocar, pour un volume de 5 Mo par véhicule.”

Ce n’est pas tout. L’entreprise, qui a réalisé un chiffre d’affaires de 3,1 millions en 2007, développe aujourd’hui un nouveau projet d’information voyageurs, en partenariat avec la région PACA. Début 2008, des girouettes électroniques ont été installées à l’avant d’une dizaine d’autocars de lignes régulières. Et l’un des véhicules est équipé d’un véritable PC embarqué: il fournit des annonces sonores et visuelles sur le trajet et le prochain arrêt. Entre deux informations pratiques, l’écran diffuse un intermède publicitaire… pour l’agence de voyages Payan.

→ 1950

Noël Payan crée Autocars Payan en rachetant la ligne régulière Sisteron/Digne-les-Bains.

→ 1974

Ses enfants, Carmen Tardieu et Aimé Payan, créent la SA.

→ 1989

Suite à une augmentation du capital, les enfants d’Aimé Payan deviennent actionnaires. Philippe Payan assure la gérance.

→ 2000

Création de "Routes d’Europe", augmentation du parc d’autocars et implantation dans le secteur de Digne-les-Bains.

→ 2005

L’agence de voyages Payan ouvre à Sisteron.

Depuis le 1^er janvier 2006, tous les véhicules de plus de 3,5 tonnes sont livrés avec un chronotachygraphe numérique. Pour assurer au mieux le passage à cette nouvelle technologie, les Autocars Payan utilise un site web dédié à la formation des transporteurs routiers (conçu par Axim). Un système d’abonnement par mot de passe autorise l’accès aux différents modules. Les conducteurs peuvent consulter les formations 24 heures/24 et 7 jours/7. Le contenu comprend des explications sur les pictogrammes, les chronos de différentes marques (Siemens, Actia et Stoneridge), les tickets, la sécurité, les manœuvres d’attelage et la réglementation sociale européenne. Ils peuvent ensuite tester leurs connaissances à l‘aide de quizz. L’administrateur consulte sur ce site les résultats de ses conducteurs, et gère les agendas de formation.